Parmi les moments clés de la vie d’une entreprise, la réunion est un moment à la fois attendu et redouté. Moment de " détente pour les uns, dose de stress pour d’autres...autant de facteurs pouvant conduire à un échec. Pourtant en suivant quelques règles simples, celle-ci peut s’avérer un catalyseur d’idées allant parfois au-delà du résultat escompté.

Une réunion ca se prépare

Rien ne sert de courir il faut partir à point dit la formule consacrée. La réunion est un moment d’échange important au sein de l’entreprise qui nécessite une préparation. Pour cela, Benoit David fixe des étapes clés, incontournables, à suivre à la fois avant la réunion, pendant et après.

Avant la réunion, la première étape consiste à préparer un ordre du jour. Celui-ci doit pouvoir répondre à un objectif collectif commun à l’ensemble des participants. Le piège à éviter, la fameuse " réunionnite ", " si une réunion n’a pas d’objectif, alors elle n’a pas lieu d’être " souligne l’expert.

Pour répondre à cet objectif, un temps limité doit être fixé. L’ordre du jour doit permettre à chacun des acteurs de la réunion de préparer son intervention. " Et nous allons encore plus loin en poussant l’exigence à ce que chacun soit préparé par écrit pour qu’il n’y ait aucun à peu près ".

Le rôle déterminant de l’animateur

A l’image d’un chef d’orchestre, l’animateur joue un rôle central. Il assure le respect de l’ordre du jour et veille à ce que chacun des participant puisse s’exprimer. Son rôle principal sera d’assurer le respect de l’ordre du jour, des objectifs fixés et des résultats attendus, voire plus " la somme des personnes présentes doit être supérieure à l’apport de chaque individu " commente Benoit David.

Mais pour l’expert, un bon animateur doit avant tout avoir un état d’esprit positif et être capable de la communiquer aux participants. Rien de pire qu’une réunion qui tourne aux règlements de comptes, " une réunion n’est pas faite pour satisfaire tel ou tel statut " commente Benoit. " Le but d’une réunion est de faire travailler les gens entre eux et favoriser l’échange " précise-t-il.

La capacité d’un animateur à traiter les questions difficiles avec un regard positif contribue au succès du projet bien après la réunion. L’après réunion est un point tout autant important où il faut continuer à mobiliser les acteurs du projet. " Le document final qui clôt la réunion est un élément moteur conducteur du futur qui va permettre à l’animateur de contrôler les étapes du projet et le chemin qu’il reste à parcourir " conclut Benoit David.

Pour autant, si les règles de base de la conduite d’une réunion sont importantes, elles n’en restent pas moins un cadre d’action.

S’il ne fallait retenir qu’une règle : ne pas appliquer les règles de façon trop stricte. Laisser une marge de manœuvre aux participants est essentiel pour que la réunion ne tourne pas en meeting. ♦M.Z.